Privacy

Versie 4.0 gewijzigd op 24 april 2025

Toepassingsgebied van deze privacyverklaring

Zorggroep Annendael engageert zich ertoe zorgvuldig om te gaan met uw privacy en persoonsgegevens. Zorggroep Annendael houdt zich, in de hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking, bezig met de bescherming van de persoonsgegevens die verzameld worden van:

Websitebezoekers;
Sollicitanten;
Huidige en voormalige werknemers;
Bewoners;
Patiënten; en
Huurders.

De persoonsgegevens worden verwerkt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

I. Websitebezoekers

Welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welk doeleinde?

Zorggroep Annendael verzamelt en bewaart persoonsgegevens van haar websitebezoekers, op volgende manieren:

Wanneer u een contactformulier invult of een mail verstuurd, verzamelen wij uw identificatiegegevens en contactgegevens met als doel om jou verder te contacteren.
Wanneer u een klacht meldt, verzamelen wij uw identificatiegegevens, contactgegevens en eventueel bijkomende gegevens die in uw klacht werden meegedeeld. Wij verzamelen deze gegevens om uw klacht afdoende te kunnen afhandelen.

Voor meer informatie over cookies verwijzen wij u door naar onze cookiepolicy.

Op basis van welke rechtsgrond worden de persoonsgegevens verwerkt?

Bovenstaande verwerkingen gebeuren steeds op basis van uw toestemming of op basis van het bestaan van een gerechtvaardigd belang ten hoofde van Zorggroep Annendael.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Zorggroep Annendael bewaart uw persoonsgegevens zolang nodig is om de bovenstaande doeleinden te bereiken of zolang vereist is door een wettelijke bepaling.

Wanneer u een contactformulier invult of mail verstuurd, bewaren wij uw persoonsgegevens zolang de vraag in behandeling is en maximum 1 jaar nadat uw vraag is afgehandeld.
Wanneer u een klacht meldt, bewaren wij uw persoonsgegevens zolang de klacht in behandeling is en maximum 1 jaar nadat uw klacht is afgehandeld.

II. Medewerkers

Welke persoonsgegevens worden er verwerkt en voor welk doeleinde?

Werknemers en jobstudenten

Het aangaan en onderhouden van een arbeidsovereenkomst: identificatiegegevens, CV, contactgegevens, nationaliteit, locatiegegevens, geslacht, burgerlijke staat, werkervaring, financiële gegevens, rijksregisternummer.
De loonadministratie en administratie van de werknemersvoordelen: identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens en tijdsregistratiegegevens.
Het beheer van de werkplanning (inclusief vakantie-aanvragen): identificatiegegevens, aanwezigheidsgegevens.
Het organiseren van evenementen: identificatiegegevens, gezondheidsgegevens (allergieën en voedingsvoorkeuren).
Het plannen van aanvullende opleidingen: identificatiegegevens, contactgegevens en gegevens met betrekking tot opleidingen.
Het behouden van een werkreserve binnen Zorggroep Annendael: CV.
Het opvolgen van de loopbaan van de werknemer bij Zorggroep Annendael in de vorm van evaluaties: identificatiegegevens en gegevens m.b.t. evaluatie.
Verbinding met gratis wifi-netwerk: inlogcode, wachtwoord, ip-adres en bezochte website. Deze gegevens worden maximum 120 dagen bewaard.

Vrijwilligers

Het aangaan en onderhouden van een vrijwilligersovereenkomst: identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens.
Het beheer van de werkplanning van de vrijwilligers: identificatiegegevens en aanwezigheidsgegevens.
Verbinding met gratis wifi-netwerk: inlogcode, wachtwoord, ip-adres en bezochte website. Deze gegevens worden maximum 120 dagen bewaard.

Stagiaires

Het aangaan en onderhouden van een stageovereenkomst: identificatiegegevens, contactgegevens, gegevens m.b.t. opleiding.
Het beheer van de werkplanning van stagiaires: identificatiegegevens en aanwezigheidsgegevens.
Het behouden van een werkreserve binnen Zorggroep Annendael: CV.
Verbinding met gratis wifi-netwerk: inlogcode, wachtwoord, ip-adres en bezochte website. Deze gegevens worden maximum 120 dagen bewaard.

Zorggroep Annendael verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend op een wijze die compatibel is met de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld of die door de medewerker worden geautoriseerd. Zorggroep Annendael neemt verder ook alle passende stappen die noodzakelijk zijn om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens accuraat, actueel en betrouwbaar zijn ten aanzien van de vooropgestelde doeleinden.

Houd er wel rekening mee dat u medeverantwoordelijk bent voor de nauwkeurigheid van uw persoonsgegevens. Indien bepaalde informatie gedurende uw loopbaan verandert, dient u dit actief te melden bij de administratie van Zorggroep Annendael.

Zorggroep Annendael heeft tevens bewakingscamera’s geïnstalleerd op haar campus ter bevordering van de veiligheid en beveiliging. Wanneer op de camerabeelden natuurlijke personen te zien zijn, bevatten deze beelden ook persoonsgegevens en is deze privacyverklaring van toepassing.

Op basis van welke rechtsgrond worden de persoonsgegevens verwerkt?

De verwerking van persoonsgegevens door Zorggroep Annendael van diens medewerkers is gerechtvaardigd door het bestaan van een arbeidsovereenkomst, stageovereenkomst of vrijwilligersovereenkomst tussen de medewerker en Zorggroep Annendael of is noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen die op Zorggroep Annendael rusten (vb. in het kader van de sociale zekerheid).

Ten slotte zijn er ook verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor Zorggroep Annendael uw toestemming vraagt. Voor het nemen en publiceren van foto’s tijdens activiteiten ter bevordering van de bedrijfscultuur vragen wij uw toestemming. Indien u liever niet hebt dat deze foto’s voor dergelijke doeleinden gebruikt worden, kan u dit melden aan de administratieve dienst van Zorggroep Annendael.

Aan wie geven wij uw persoonsgegevens door?

Om bepaalde van de hierboven vermelde doeleinden te kunnen realiseren, geeft Zorggroep Annendael uw persoonsgegevens door aan volgende (soorten) organisaties:

Externe dienstverlener voor medisch toezicht
Verzekeraars
Externe dienstverlener voor maaltijdcheques
Sociaal secretariaat
Softwareleveranciers (vb. voor planningsysteem)
Overheidsinstanties (bv: RIZIV, inspectiediensten, …)
Opleidingsinstellingen
Rekruteringsbedrijven

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Zorggroep Annendael bewaart uw persoonsgegevens zolang nodig is om de bovenstaande doeleinden te bereiken of zolang vereist is door een wettelijke bepaling.

III. Bewoners

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Zorggroep Annendael bewaart persoonsgegevens van alle bewoners. Deze persoonsgegevens zijn onder meer de volgende:

Afsluiten van een bewonersovereenkomst: persoonlijke identificatiegegevens, contactgegevens, kamernummer, datum opname, handtekening en indien van toepassing persoonlijke identificatiegegevens, rijksregisternummer en handtekening van de vertegenwoordiger.
Bijhouden van een individueel bewonersdossier: persoonlijke identificatiegegevens, administratieve gegevens, contactgegevens, sociale gegevens, gezondheidsgegevens.
Aanbieden van de nodige verzorging: gezondheidsgegevens.
Facturatie: persoonlijke identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens en eventueel gezondheidsgegevens (als gevolg van het uitvoeren van een behandeling).
Communicatie van het bewonerskrantje en/of andere evenementen van het woonzorgcentrum: beeldmateriaal.

Op basis van welke rechtsgrond worden uw persoonsgegevens verwerkt?

De verwerking van persoonsgegevens door Zorggroep Annendael van diens bewoners is gerechtvaardigd door het bestaan van een bewonersovereenkomst, is noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen die op Zorggroep Annendael rusten of is gerechtvaardigd op grond van het gerechtvaardigd belang van Zorggroep Annendael.

Ten slotte zijn er ook verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor Zorggroep Annendael uw toestemming vraagt. Voor het nemen en publiceren van foto’s tijdens activiteiten vragen wij uw toestemming. Indien u liever niet hebt dat deze foto’s voor dergelijke doeleinden gebruikt worden, kan u dit melden aan de administratieve dienst van Zorggroep Annendael.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Buiten de in dit privacy beleid beschreven situaties zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden worden overgemaakt tenzij we daar wettelijk toe verplicht zijn en/of indien jij uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven (bijvoorbeeld mededeling van uw situatie aan familie, vertegenwoordigers of naasten). In geen geval zullen jouw gegevens worden verkocht, verhuurd of ter beschikking gesteld aan derden zonder jouw voorafgaande toestemming.

Indien de bewaring of doorgifte van uw persoonsgegevens zou betekenen dat deze gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden gebracht, dan zal het woonzorgcentrum (of de gezamenlijk verantwoordelijke arts) ervoor zorgen dat hierbij een evenwaardig beschermingsniveau als in Europa wordt gehandhaafd.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Zorggroep Annendael bewaart uw persoonsgegevens zolang nodig is om de bovenstaande doeleinden te bereiken of zolang vereist is door een wettelijke bepaling.

Voor zorggebruikersgegevens: minstens 2 jaar en maximum 5 jaar na het einde van de hulp- en dienstverlening. Uw medisch dossier zal daarna verder worden bijgehouden door uw behandelende arts;
Voor persoonsgegevens vervat in fiscale documenten: 7 jaar;
Voor afgehandelde dossiers van de ombudsdienst: 1 jaar.

IV. Patiënten

Welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welk doeleinde?

Zorggroep Annendael verzamelt en bewaart persoonsgegevens van haar patiënten, op volgende manieren:

Wij verzamelen uw identificatiegegevens, rijksregisternummer, persoonlijke kenmerken, gezondheidsgegevens, psychische gegevens, gegevens over uw opleiding en vorming indien dit relevant is voor de zorgverlening, eventueel gegevens over uw gezins- en familieleden en eventueel beeldmateriaal indien dit noodzakelijk is voor de zorgverlening voor het uitvoeren van een afdoende patiëntenzorg. Op deze manier kunnen wij preventieve geneeskunde verrichten en medische diagnoses stellen, alsook het verstrekken van zorg of behandelingen aan de betrokkene of een verwant of het beheer van gezondheidsdiensten in het belang van de betrokkene.
Voor het uitvoeren van patiëntenadministratie, verzamelen wij uw identificatiegegevens, rijksregisternummer, mutualiteits- en verzekeringsgegevens, eventueel gegevens over uw bewindvoerder en familieleden en eventueel financiële gegevens. Wij verzamelen deze gegevens zodat wij uw verblijf en behandeling kunnen opvolgen met het oog op facturatie.
Voor het uitvoeren van patiëntenregistratie, verzamelen wij uw identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, gezondheidsgegevens, psychische gegevens en gegevens met betrekking tot de geleverde zorg. Wij verzamelen deze gegevens zodat wij kunnen voldoen aan interne en door de overheid opgelegde doeleinden, alsook voor onderzoeks- en beleidsdoeleinden.
Indien u een klacht indient, verzamelen wij uw identificatiegegevens, gezondheidsgegevens en gegevens met betrekking tot de geleverde zorg. Wij registreren deze gegevens teneinde te kunnen bemiddelen bij de aangebrachte klachten.
In het kader van wetenschappelijke registratie verzamelen wij uw identificatiegegevens en gezondheidsgegevens. Op deze manier kunnen wij de opgelegde registratievereisten door de federale en/of regionale overheden nakomen.
In het kader van de sociale dienstverlening, verzamelen wij uw identificatiegegevens, rijksregisternummer, gegevens over mutualiteit en verzekerbaarheid, gezondheidsgegevens, gegevens met betrekking tot de zorg, leefgewoonten, financiële gegevens, persoonsgegevens van familieleden en/of vertrouwenspersonen, gegevens over opleiding en beroep en gerechtelijke gegevens. Wij verzamelen deze gegevens teneinde financiële, sociaal-administratieve en juridische begeleiding te verstrekken.
Indien een rechtsvordering wordt ingesteld, verzamelen wij uw identificatiegegevens, gezondheidsgegevens, gegevens met betrekking tot de verstrekte hulp, financiële gegevens en gerechtelijke gegevens. Wij verzamelen deze gegevens zodat onze belangen of de belangen van derden behartigd kunnen worden.
Wanneer u verbinding maakt met ons gasten-wifinetwerk, worden de volgende gegevens geregistreerd: inlogcode, wachtwoord, IP-adres en bezochte websites. Deze registratie is noodzakelijk om u gratis wifi-toegang te kunnen aanbieden. Deze gegevens worden maximum 120 dagen bewaard.

Op basis van welke rechtsgrond worden de persoonsgegevens verwerkt?

We mogen deze persoonsgegevens verwerken op basis van de volgende wettelijke gronden:

Om jou de nodige gezondheidszorgen te kunnen verstrekken zoals voorzien in de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt;
Om een medisch en verpleegkundig dossier op te stellen zoals de Ziekenhuiswet van 10 juli 2008 ons voorschrijft;
Om te voldoen aan de wet op de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging, gecoördineerd op 14 juli 1994;
Om te voldoen aan onze verplichtingen bij het opmaken van facturen en uitvoeren van overeenkomsten, zoals bijvoorbeeld bij het opstellen van de huurovereenkomst bij beschut wonen;
Ons gerechtvaardigd belang of dat van derden, bijvoorbeeld voor het instellen van een rechtsvordering in het geval van niet- betaling van een factuur, de verwerking van beelden van de bewakingscamera’s ter beveiliging van de ingang of de verwerking beelden van de observatiecamera’s voor jouw veiligheid en gezondheid of die van andere patiënten;
Vitaal belang, bijvoorbeeld in geval we de politiediensten op de hoogte moeten brengen van een onrustwekkende verdwijning
Omdat je ons, na geïnformeerd te zijn, uitdrukkelijk je toestemming hebt gegeven zoals bijvoorbeeld voor het nemen van een foto en het publiceren ervan in ons magazine.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Zorggroep Annendael bewaart uw persoonsgegevens zolang nodig is om de bovenstaande doeleinden te bereiken of zolang vereist is door een wettelijke bepaling.

Voor het medisch dossier en alle gegevens met betrekking tot patiëntenzorg die in het patiëntendossier worden bewaard: 30 jaar vanaf de dag van ontslag of laatste behandeling;
Voor patiëntenadministratie: 7 jaar;
Voor patiëntenregistratie: zolang nodig is om de doeleinden te bereiken;
Klachten: maximum 1 jaar na het afsluiten van de klacht;
Wetenschappelijk registratie: zolang nodig is om de doeleinden te bereiken;
Sociale dienstverlening: 30 jaar vanaf de dag van ontslag of laatste behandeling;
Rechtsvorderingen: 5 jaar na het afhandelen van de rechtsvordering;
Beveiliging: beelden van de bewakingscamera’s worden niet bewaart;
Registratie bezoekers: 1 maand.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Buiten de in dit privacy beleid beschreven situaties zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden worden overgemaakt tenzij we daar wettelijk toe verplicht zijn en/of indien jij uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven. In geen geval zullen jouw gegevens worden verkocht, verhuurd of ter beschikking gesteld aan derden zonder jouw voorafgaande toestemming.

V. Huurders

Welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welk doeleinde?

Zorggroep Annendael verzamelt en bewaart persoonsgegevens van haar huurders, op volgende manieren:

Het opstellen van een administratief dossier: persoonlijke identificatiegegevens, rijksregisternummer, persoonlijke eigenschappen, contactgegevens, financiële gegevens, gezondheidsgegevens, contactgegevens bewindvoerder en contactpersonen.
Het opstellen van een huurovereenkomst: persoonlijke identificatiegegevens, handtekening.
Het verstrekken van een passend verblijf: persoonlijke identificatiegegevens, persoonlijke eigenschappen, financiële gegevens.
Facturatie: persoonlijke identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens.
Ondersteuning bij het verkrijgen van huurwaarborg: financiële gegevens.
Zorgvuldig bijhouden van het patiëntendossier om optimale begeleiding te bieden.

Op basis van welke rechtsgrond worden de persoonsgegevens verwerkt?

De verwerking van uw persoonsgegevens als huurder is gerechtvaardigd door het bestaan van een huurdersovereenkomst tussen de huurder en Zorggroep Annendael of is noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen die op Zorggroep Annendael rusten.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Zorggroep Annendael neemt passende maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens niet langer worden bijgehouden dan nodig voor de vooropgestelde doeleinden of zoals vereist in het kader van een contract of toepasselijke wet. Hierdoor krijgen onderstaande categorieën volgende bewaartermijnen toegekend:

5 jaar na het beëindigen van de huurovereenkomst;
7 jaar voor facturatiegegevens die dienen als boekhoudkundige verantwoordingsstukken;
1 jaar voor de afgehandelde dossiers van de ombudsdienst.

VI. Beveiliging

Zorggroep Annendael erkent de verantwoordelijkheid om voor de persoonsgegevens die u toevertrouwt een gepast beveiligingsniveau te voorzien. Zorggroep Annendael neemt dan ook verschillende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, bekendmaking, wijziging of vernietiging.

Op organisatorisch vlak worden onder meer maatregelen met betrekking tot de beperkte toegang tot en monitoring van de gebouwen, systemen en bestanden geïmplementeerd. Ook technische maatregelen, waaronder firewalls en encryptie, bescherming door middel van persoonlijke wachtwoorden en verificatie, alsmede verificatievereisten, bieden een adequate bescherming voor uw persoonsgegevens.

VII. Privacyrechten

U heeft het recht op inzage of kopie van de persoonsgegevens die u aan Zorggroep Annendael heeft verstrekt. U bent ook gerechtigd om persoonsgegevens die niet meer accuraat zijn, te laten wijzigen, of persoonsgegevens die onvolledig zijn, te laten aanvullen. De gegevens kunnen tevens in gestructureerde, gangbare en digitale vorm verstrekt worden, al dan niet ter overdracht naar andere verwerkingsverantwoordelijken.

Daarnaast kan u ook bezwaar maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens of vragen om een beperking van de verwerking. In bepaalde gevallen is een verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk om een wettelijke bepaling na te komen of om contractuele verplichtingen te kunnen realiseren. Het naleven van deze verplichtingen heeft dan voorrang op uw recht op bezwaar of uw recht op beperking.

Voor de verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor u uw toestemming gegeven heeft, geldt dat u deze toestemming te allen tijde opnieuw kan intrekken. Deze intrekking doet echter geen afbreuk aan de verwerkingen die voorheen plaatsvonden op basis van de door u gegeven toestemming. U kan ook beroep doen op uw recht op gegevenswissing. Hierbij dient steeds doeleinde, rechtsgrond en redelijkheid van het verzoek in acht genomen te worden. Ook is in bepaalde gevallen een verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk om een wettelijke bepaling na te komen of om rechtsvorderingen te kunnen uitoefenen en onderbouwen. Het naleven van deze verplichtingen heeft dan voorrang op uw recht op gegevenswissing.

U heeft tevens het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kan al deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met de administratie of onze DPO via [email protected]. Zorggroep Annendael verstrekt u onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informatie over het gevolg dat aan uw verzoek is gegeven.

VIII. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd op een manier die overeenkomt met de geldende privacywetgeving. Over dergelijke wijzingen zal u op toepasselijke wijze worden geïnformeerd.

IX. Contact

Bij vragen over de inhoud van deze bepalingen, vragen over de verwerking van persoonsgegevens of bij vragen over het uitoefenen van uw rechten omtrent uw eigen persoonsgegevens die Zorggroep Annendael verwerkt, kan u contact opnemen met de DPO via [email protected].